איך בוחרים אולם להרמת כוסית

אולם להרמת כוסית טוב הוא כזה שמתאים למספר המשתתפים, נגיש לכולם, שקט מספיק כדי לשמוע ברכה ופתוח בשעות שנוחות לעובדים, ועם מחיר שמתברר במלואו לפני החתימה.
הכלל שאני עובדת לפיו פשוט: קודם קובעים תקציב, מספר משתתפים ותבנית (עמידה או ישיבה), ורק אחר כך יוצאים לסיורים.
בסיור עצמו בודקים שלושה דברים מרכזיים: התפוסה המותרת לפי רישיון העסק, האקוסטיקה והסעיפים בהסכם, בעיקר ביטול ושעות.

אני דנה, ובדנה בלאו הפקות ימי כיף אני מלווה חברות בכל הארץ כבר מעל 15 שנה, מהרמת כוסית למשרד ועד הפקת אירועים לחברות ושילוב של יום כיף לעובדים.
כל אירוע מותאם אישית לתקציב ולאופי של הצוות.
רוצים שאעזור לכם לבחור מקום?
כתבו לי בוואטסאפ או השאירו פרטים בטופס באתר, ונתחיל.

מה בודקים לפני שבוחרים אולם להרמת כוסית?

הבדיקה הראשונה היא תפוסה.
כל אולם אירועים מחזיק רישיון עסק שמגדיר את מספר האנשים המרבי שמותר לארח בו.
אל תסתפקו באמירה "נכניס בקלות מאה איש", וקבלו את המספר הרשמי.
אם החברה שלכם מונה 90 עובדים ויש גם בני זוג או אורחים, צריך הרבה יותר מקום.

הבדיקה השנייה היא נגישות.
חוק שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות מחייב מקומות ציבוריים להיות נגישים, ובאירוע של חברה מגיעים אנשים עם צרכים שונים: עובד בכיסא גלגלים, עובדת בהיריון, עובד מבוגר שקשה לו עם מדרגות.
שאלו על חניית נכים, מעלית, שירותים נגישים ומעבר רחב בין העמדות.

הבדיקה השלישית היא הגעה ומיקום.
אירוע שמתחיל בשעה 17:00 אחרי יום עבודה צריך להיות קרוב לתחבורה ציבורית ועם חניה מספקת.
אולם יפהפה שנמצא שעה נסיעה בפקק יגרום לאחוזי הגעה נמוכים, והעובדים ישאלו את עצמם אם הם בכלל רוצים להגיע.

ויש עוד שלושה פרטים שנוטים להיעלם בהתלהבות הראשונה:

• כשרות: האם יש תעודת כשרות בתוקף, והאם הקייטרינג של האולם מתאים לצרכים של הצוות, כולל צמחונים, טבעונים ורגישים לגלוטן.
• אקוסטיקה: האם אפשר לנאום בלי להתאמץ, והאם מערכת ההגברה כלולה. רעש חזק מהבר הסמוך הורס ברכה של מנכ"ל.
• שעות פעילות: כמה זמן מותר להישאר, מתי נכנסים להכנות ומתי חייבים לפנות.

מנהלת משאבי אנוש בחברת שירותים בינונית אמרה לי פעם משפט שנשאר איתי: "אנשים לא זוכרים מה היה בתפריט, הם זוכרים אם היה אפשר לדבר אחד עם השני".
לכן אקוסטיקה ותנועה במרחב חשובות לא פחות מהעיצוב.

כמה מקום צריך לכל משתתף?

את השאלה הזו מפספסים הכי הרבה.
הנה כלל אצבע שאני עובדת איתו בשטח, לא תקן רשמי: באירוע עמידה שבו מסתובבים עם כוסית ביד מתכננים בערך 1 עד 1.5 מ"ר לאדם, ובאירוע ישיבה השולחנות לוקחים הרבה יותר מקום.
כדאי לחשב גם את המקום של הבר, שולחן הכיבוד, עמדת הדובר וכניסה וקבלת פנים, שלא נספרים בשטח הפנוי לאורחים.

אולם גדול מדי מרגיש ריק, והאווירה נשארת קרירה גם עם המוזיקה הטובה ביותר.
אולם קטן מדי יוצר צפיפות, תורים ארוכים לבר ותחושה של "אני רק רוצה לצאת".
הכי טוב לבחור מקום שבו אפשר לסגור חלק מהשטח בווילון או במחיצה, כך שאם מגיעים פחות אנשים מהצפוי האולם עדיין נראה מלא.

ויש כאן עניין של נשירה.
תמיד יש מי שמתבטל ברגע האחרון, וגם מי שמגיע בלי לאשר.
לכן בקשו מהאולם הסכמה לטווח משתתפים ולא למספר קשיח, ותכננו ספקים (כיבוד, ברמן, הגברה) לפי הטווח.

הרמת כוסית קצרה של שעתיים בנויה אחרת מערב חברה מלא.
בהרמה קצרה אנשים עומדים, אוכלים ושותים משהו קל, שומעים שתי ברכות ונפרדים.
בערב חברה ארוך צריך מקומות ישיבה, רחבת מוזיקה ואולי הופעה, וזה משנה לגמרי את דרישות השטח.

איפה עדיף לקיים: אולם אירועים, מסעדה או המשרד עצמו?

אולם אירועים הוא לא תמיד הבחירה הנכונה.
לפעמים מסעדה, גג או גלריה נותנים אווירה טובה יותר בפחות כסף, ולפעמים הלובי של המשרד הוא מה שצריך.
הטבלה הבאה מסכמת את ההבדלים העיקריים:

סוג המקום	יתרון עיקרי	חיסרון עיקרי	מתאים במיוחד ל
אולם אירועים	תשתית מלאה: הגברה, מטבח, שירותים, חניה	עלות גבוהה יחסית ולעיתים מינימום הזמנה	קבוצות גדולות וערבי חברה
מסעדה או בר	אווירה ותפריט מוכנים, בלי הרבה הפקה	פחות שליטה על המוזיקה ועל הפרטיות	צוותים קטנים עד בינוניים
גג, גלריה או חלל תעשייתי	מראה מיוחד שמרגיש אירוע ולא ישיבה	לעיתים צריך להביא ספקים וציוד חיצוניים	השקות וחברות שרוצות להרשים
המשרד של החברה	הכי זול, בלי נסיעות	העובדים נשארים באווירת עבודה	הרמת כוסית קצרה בסיום יום

כשמדובר ב"קוקטייל סטנדינג" (אירוע עמידה עם כיבוד קל ובלי שולחנות ישיבה), גג או גלריה עובדים נהדר.
כשיש נאומים, פרסים או חלוקת מתנות, עדיף מקום עם במה או לפחות פינה מוגדרת לדובר.
עוד שיקול הוא סוג החברה: חברת הייטק צעירה לא מחפשת את אותו מקום שמחפש משרד עורכי דין, וזה נכון במיוחד להרמת כוסית לחברות הייטק, שבה האווירה לרוב פחות רשמית.

אל תסמכו על תמונות באתר.
מקום שנראה בצילום מרווח יכול להתברר כצר, וגם ההפך.
בכל מקרה כדאי לבקש סיור פיזי, ואם אפשר להגיע בשעה שבה האירוע ייערך, כדי להבין איך נשמע המקום ואיך נראה האור.

על מה חותמים מול המקום ואילו שאלות שואלים בסיור?

הנקודה שבה רוב החברות מופתעות היא ההסכם ולא האולם עצמו.
לפני חתימה בקשו הצעת מחיר כתובה שמפרטת בדיוק מה כלול, ובדקו את הסעיפים האלה:

• "מינימום הזמנה": סכום או מספר מנות שהאולם דורש מכם להזמין גם אם יגיעו פחות אנשים. מומלץ לברר אם המינימום נקבע לפי מספר אנשים או לפי סכום כולל.
• שעות: כמה שעות כלולות בתשלום, מתי נכנסים להכנות ומה עלות שעה נוספת.
• הגברה ותאורה: האם הציוד כלול, האם יש איש טכני במקום ומה קורה אם צריך מיקרופון נוסף.
• ספקים חיצוניים: האם מותר להביא קייטרינג או שף משלכם, והאם יש "קורקאג'" (דמי פתיחת בקבוקים שהאולם גובה כשמביאים אלכוהול מבחוץ).
• ביטול ודחייה: עד מתי אפשר לבטל בלי קנס, מה גובה המקדמה והאם היא מוחזרת או נשמרת לתאריך אחר.
• ניקיון ופינוי: מי אחראי עליהם, והאם הם כבר בתוך המחיר.
• תוכנית ב': אם האירוע בחוץ או על גג, מה קורה בגשם או בחום קיצוני.

בסיור אני תמיד שואלת גם שאלה אחת שלא מופיעה בשום רשימה: "מה קורה כאן באותו ערב באולם השכן?" אולם שכן עם מסיבת בר מצווה עלול להפוך את הנאום החגיגי שלכם לרקע לבס כבד.
אל תתביישו לבקש לדעת.

ואם נוח לכם לא להתעסק בזה לבד, זה בדיוק הליווי האישי שאני נותנת.
אני מגיעה לסיורים, משווה הצעות ועוברת איתכם על סעיפי ההסכם לפני שאתם חותמים.
שילוב הרמת כוסית עם פעילות נוספת, למשל יום כיף לעובדים באותו מקום, יכול גם לחסוך עלויות.
מי שרוצה להרחיב מוזמן לקרוא על הרמת כוסית לעובדים או על הפקת אירועים עסקיים.

שאלות נפוצות

כמה תשובות קצרות לשאלות שחברות שואלות אותי שוב ושוב לפני שהן סוגרות מקום.

כמה זמן מראש כדאי לסגור את המקום?

באופן כללי כדאי לסגור כמה שבועות לפני האירוע, ובתקופות עמוסות כמו סוף השנה האזרחית וחגי תשרי עדיף הרבה יותר מוקדם, כי מקומות מוצלחים נתפסים מהר.
אם אתם בלחץ זמן, תנו לי תקציב ותאריך ואבדוק מה פנוי.

האם אפשר להביא קייטרינג חיצוני לאולם?

תלוי במקום.
יש אולמות שמחייבים להזמין מהקייטרינג שלהם, ויש כאלה שמאפשרים ספק חיצוני בתשלום נוסף.
שאלו על כך כבר בשיחה הראשונה, כי זה משנה את כל החישוב התקציבי.

מה עושים כשהעובדים פזורים בכל הארץ?

בוחרים נקודת מפגש מרכזית עם גישה נוחה בתחבורה ציבורית ובכביש, ומתזמנים את ההתחלה כך שגם מי שמגיע מרחוק יספיק.
אני עובדת בכל הארץ, ולכן אפשר לבחור את המקום לפי המיקום של רוב הצוות ולא לפי הנוחות שלי.

האם אולם להרמת כוסית חייב לכלול בר?

לא חייב, אבל בר נותן לאירוע מוקד ותנועה.
אם המקום לא כולל בר, אפשר להביא ברמן מבחוץ או להקים עמדת שתייה פשוטה, ובלבד שמתכננים מראש מספיק נקודות כדי שלא ייווצרו תורים.

אולם להרמת כוסית שמתאים לחברה שלכם: הצעד הבא עם דנה בלאו הפקות ימי כיף

בחירת מקום היא החלטה שמשפיעה על כל הערב, מהרגע שבו העובדים מחפשים חניה ועד השיחות שנשארות בראש למחרת.
כשמודדים תפוסה ונגישות, מחשבים שטח לפי תבנית האירוע וקוראים את ההסכם עד הסוף, רוב ההפתעות נעלמות.

זה בדיוק מה שאני עושה עם החברות שאני מלווה: התאמה אישית מלאה לתקציב ולאופי של הצוות, וליווי צמוד משלב הסיור ועד שהאחרון עוזב את האולם.
אם אתם מחפשים אולם להרמת כוסית שיעבוד בשבילכם, כתבו לי בוואטסאפ או השאירו פרטים בטופס בעמוד צרו קשר, ונבנה יחד אירוע שהעובדים ירצו להגיע אליו.