אחוזי הגעה לאירוע חברה נקבעים הרבה לפני יום האירוע, ובעיקר לפי ארבעה דברים: מועד שלא מתנגש עם החיים של העובדים, הזמנה אישית וברורה, מנהלים שמגיעים בעצמם ותוכן שנותן סיבה אמיתית לבוא.
כשארבעת אלה במקום, גם צוותים סקפטיים מגיעים בשמחה.
כשאחד מהם חסר, אפשר להשקיע תקציב גדול ולמצוא אולם חצי ריק.
אני דנה בלאו, ובדנה בלאו הפקות ימי כיף אני מפיקה אירועים כבר מעל 15 שנה, מיום כיף לעובדים ועד הרמת כוסית לחברות ואירועים גדולים במסגרת הפקת אירועים לחברות.
ראיתי את אותו דפוס שוב ושוב: ההגעה היא לא עניין של מזל, היא חלק מהתכנון.
אם בא לכם אירוע שהעובדים באמת מחכים לו, שלחו לי הודעה בוואטסאפ או מלאו טופס בעמוד צרו קשר, ונבנה אותו יחד לפי הצוות והתקציב שלכם.
מה באמת משפיע על אחוזי הגעה לאירוע חברה?
כשעובדים לא מגיעים, הסיבה כמעט אף פעם אינה חוסר אהבה לחברה.
בדרך כלל מדובר בשילוב של לוגיסטיקה מסובכת, תחושה שזו עוד חובה ביומן ושאלה שאף אחד לא אומר בקול: מה יהיה שם בשבילי?
אלה הגורמים שאני פוגשת הכי הרבה:
- מועד שמתנגש עם החיים: איסוף ילדים מהגן, חוג, נסיעה ארוכה הביתה בפקקים של גוש דן או של כביש 6. עובד שיצא מהבית בשש בבוקר לא מתלהב לחזור למשרד בשמונה בערב.
- היעדר מידע: כשלא ברור מי עוד מגיע, מתי זה נגמר ומה הולך לקרות, קל יותר להגיד "אני אראה" ולא להגיע.
- חוויה קודמת חלשה: אירוע עם הרבה נאומים, בופה בינוני ושעה וחצי של שיחות נימוסין נשאר בזיכרון, ובפעם הבאה העובדים מחשבים מחדש.
- מנהלים שנעדרים: כשהמנהל הישיר "מגיע רק לרגע", הצוות מבין את המסר מהר מאוד.
- מגבלות שלא נלקחו בחשבון: כשרות, מנות צמחוניות וטבעוניות, נגישות לעובדים עם מוגבלות, חניה והסעות לעובדים שגרים רחוק.
לדברי מנהלת משאבי אנוש ותיקה בחברת טכנולוגיה, "עובדים לא נעלמים מאירוע כי הם לא אוהבים אחד את השני.
הם נעלמים כשהם לא יודעים מה מצפה להם שם, ואף אחד לא פנה אליהם אישית".
ההגעה היא החלטה אישית של כל עובד, והיא מושפעת מהתחושה שרוצים אותו שם.
לכן אצלי תכנון ההגעה מתחיל באיפיון: מה הרכב הצוות, כמה הורים לילדים קטנים יש בו, מאיפה העובדים מגיעים ומה הם אהבו או לא אהבו באירועים קודמים.
זה חלק מהליווי האישי שאני נותנת לאורך כל התהליך, וזה מה שמבדיל בין אירוע גנרי לאירוע שמתאים בדיוק לצוות.
איזה מועד ושעה מביאים הכי הרבה עובדים?
אין שעה קסומה אחת, אבל יש כלל שעובד כמעט תמיד: ככל שהאירוע קרוב יותר לשגרת העבודה, קל יותר להגיע אליו, וככל שהוא רחוק ממנה, כך הוא צריך להצדיק את עצמו בתוכן.
הטבלה מסכמת את המסגרות הנפוצות:
| מסגרת | מה עובד לטובתה | נקודת התורפה | למי מתאימה |
|---|---|---|---|
| בתוך שעות העבודה | העובד לא משלם מחיר אישי, ולכן ההגעה גבוהה | עוצר את הפעילות השוטפת ומקשה על צוותי שירות ומשמרות | ימי גיבוש וימי כיף לעובדים בחברות שיכולות לעצור יום |
| מיד אחרי העבודה | בלי נסיעה הביתה וחזרה, והעובדים כבר במקום | הורים לילדים קטנים עוזבים מוקדם אם זה מתארך | הרמת כוסית קצרה של כשעתיים |
| ערב חול מאוחר | אווירה חברתית רגועה ופחות לחץ | נוסעים מרחוק והורים נושרים | צוותים צעירים וחברות הייטק |
| שישי בבוקר | קצב רגוע ואפשרות לפעילות בחוץ | פוגע בזמן המשפחה של חלק מהעובדים | צוותים קטנים ואירועי פרישה |
| נופש של יום או יותר | חוויה עמוקה שמחזקת קשרים | דורש תיאום משפחות והזמנה מוקדמת מאוד | חברות שמוכנות להשקיע ביום שלם או יותר |
מעבר לשעה, כדאי לבדוק את הלוח לפני שסוגרים תאריך.
אני ממליצה להימנע מערבי חג וממוצאי חג, מחופשות הקיץ והחגים של משרד החינוך כשיש הרבה הורים בצוות, וממועדי סגירת רבעון, תקופת דוחות או השקת מוצר.
בחברות עם משמרות צריך לשבץ את האירוע כך שגם עובדי משמרת הערב והלילה יוכלו להגיע, או להפיק את אותו אירוע פעמיים.
הרמת כוסית לעובדים של כשעתיים עם כיבוד טוב יכולה להיות מרשימה לא פחות מאירוע ארוך.
בניסיון שלי, אירוע קצר ומדויק מושך יותר עובדים מאירוע שמרגיש כמו חצי ערב מבוזבז.
מי שמעדיף חוויה עמוקה יותר יכול לשקול נופש חברה, אבל שם צריך לסגור תאריך הרבה יותר מוקדם ולהתחשב במשפחות.
איך מזמינים עובדים כך שבאמת יבואו?
ההזמנה היא הרגע הראשון שבו העובד מחליט אם האירוע רלוונטי אליו.
מייל כללי עם הנושא "אירוע חברה" נבלע בתיבה בין עשרות הודעות אחרות.
זה התהליך שאני ממליצה עליו:
- הודעת "שמרו את התאריך" נשלחת ארבעה עד שישה שבועות מראש, ולנופש מרובה ימים מוקדם יותר, כדי שהאירוע ייכנס ליומנים לפני שהם מתמלאים.
- הזמנה אישית מהמנכ"ל או מהמנהל הישיר, בשפה של החברה ולא בשפה תאגידית. שורה אישית אחת עושה הבדל גדול.
- כל הפרטים במקום אחד: מה האירוע, איפה, מתי מתחיל ומתי נגמר, איך מגיעים, איפה חונים, מה מגישים, והאם בני זוג או משפחות מוזמנים.
- "RSVP", כלומר אישור הגעה בלחיצה אחת: טופס של Google Forms או הודעה בקבוצת וואטסאפ, ולצדם זימון ב-Google Calendar או ב-Outlook כדי שהאירוע יופיע ביומן.
- תזכורת קצרה שבוע לפני ועוד אחת יום לפני, עם המיקום וקישור לניווט ב-Waze.
- אדם אחד שאחראי לעקוב אחרי מי שלא ענה ולפנות אליו אישית.
צריך להביא בחשבון שיש פער בין מי שאישר לבין מי שהגיע.
חלק מהמאשרים יתפספסו ברגע האחרון, וחלק מהמהססים יגיעו בלי שאישרו.
את הפער הזה כדאי לאמוד לפי האירועים הקודמים של החברה, ולהזמין כיבוד וישיבה בהתאם, בלי לייצר מחסור ובלי לבזבז.
כך אני בונה את התכנון עם לקוחות בהפקות של אירועים עסקיים.
עוד טריק קטן שעובד: לתת טעימה.
סרטון קצר או שורה בהזמנה כמו "יש הפתעה, ולא נספר מה" יוצרים סקרנות, ומי שהיה מהסס מתחיל לשאול את חבריו אם הם מגיעים.
איך בונים תוכן שגם המהססים ירצו להגיע אליו?
עובד מהסס לא צריך עוד מצגת.
הוא צריך סיבה להרגיש שהערב הזה שווה את הזמן שלו.
הקונספט צריך לצמוח מהתרבות של הארגון ולא להיות תבנית מוכנה: צוות הנדסה רגוע ייהנה מערב אחר מאשר צוות מכירות תחרותי.
אלה העקרונות שעובדים אצלי:
- מגוון רמות השתתפות: מי שאוהב במה יקבל אותה, ומי שמעדיף להישאר בצד יכול לבחור פעילות שקטה יותר, כמו סיור טעימות או סדנה בקבוצות קטנות. בלי חובה לעלות לבמה.
- פעילות משותפת במקום נאומים: סדנאות גיבוש, סיורים קולינריים וסיורי גרפיטי נותנים לעובדים משהו לעשות יחד ולדבר עליו אחר כך. ימי גיבוש לעובדים מצליחים כשהפעילות מחברת בין אנשים שלא נפגשים בדרך כלל, למשל בין מחלקות שונות.
- חלק רשמי קצר: דברי הנהלה של עשר דקות ולא של חצי שעה. ההערכה לעובדים עוברת טוב יותר כשהיא קצרה ואישית.
- אוכל שמתאים לכולם: מנות כשרות, צמחוניות וטבעוניות, ולצדן משהו מיוחד בכיבוד שאנשים ידברו עליו אחרי האירוע.
- שותפות העובדים: ועדה קטנה של עובדים, או סקר קצר בן שתי שאלות על סוג האירוע, גורמים להם להרגיש שזה האירוע שלהם. מי שהשפיע על הבחירה מגיע, ולרוב מביא איתו חברים.
- "שגרירי אירוע", כלומר עובדים אהובים בכל צוות שמלהיבים את חבריהם בשיחה אישית. המלצה מחבר לעבודה חזקה יותר מהודעה מההנהלה.
כשהאירוע כולל משפחות, כמו ביום משפחות או באירוע פרישה, צריך לחשוב גם על פינת ילדים ועל שעות שמתאימות להם.
ואחרי האירוע, חשוב לשלוח תמונות ותודה אישית.
זה סוגר את המעגל ומתחיל את האירוע הבא מנקודת פתיחה טובה יותר.
שאלות נפוצות על הגעה לאירועי חברה
אלה השאלות שאני שומעת הכי הרבה מלקוחות לפני שהם סוגרים תאריך.
האם אירוע חובה עדיף על אירוע רשות?
לרוב לא.
אירוע חובה מעלה את מספר הנוכחים אבל מוריד את האנרגיה, ועובדים שהגיעו מתוך לחץ נוטים לעזוב מוקדם ולספר לאחרים שלא היה שווה.
הדרך הטובה יותר לשפר את אחוזי ההגעה לאירוע חברה היא לבנות אירוע שרוצים להגיע אליו, ולהשאיר לעובדים מרחב לבחירה.
אם החלק המרכזי הוא יום גיבוש בשעות העבודה, הוא כבר חלק מהיום ולא מרגיש כחובה נוספת.
מה עושים כשעובדים מאשרים הגעה ונעלמים ברגע האחרון?
מתחילים בתזכורת קצרה יום לפני, ובפנייה אישית של המנהל הישיר למי שלא ענה.
את כמויות הכיבוד ומספר המקומות מתכננים לפי הפער שנצפה באירועים קודמים, ולא לפי רשימת המאשרים בלבד.
כדאי גם לשאול מי שביטל מה הפריע לו, כדי להבין אם הבעיה במועד, במיקום או בתוכן.
איך מגדילים הגעה בחברה עם סניפים מפוזרים או עובדים מרחוק?
בוחרים מיקום מרכזי שנגיש לרוב העובדים, מארגנים הסעות מהסניפים ומתחשבים בזמני הנסיעה.
לפעמים עדיף לקיים שני מפגשים אזוריים במקום אירוע ארצי אחד.
מכיוון שאני עובדת בכל הארץ, אפשר להביא את האירוע לאזור שבו נמצא רוב הצוות במקום לדרוש מכולם לנסוע רחוק.
איך יודעים אם אחוזי ההגעה היו טובים?
משווים לאירועים קודמים של החברה ולא למספר העובדים הכולל, ובודקים הגעה לפי צוותים.
אם מחלקה שלמה חסרה, זו נורית אזהרה שצריך לברר.
כדאי גם לבדוק את הפער בין מי שאישר למי שהגיע, ולשלוח אחרי האירוע סקר קצר של שלוש שאלות על המועד, התוכן והאוכל.
אחוזי הגעה לאירוע חברה בליווי דנה בלאו הפקות ימי כיף
המסר המרכזי כאן הוא שהגעה היא תוצאה של תכנון חכם בכל שלב, מבחירת התאריך ועד המילה האחרונה בהזמנה.
כשתכנון כזה פוגש הפקה שמתאימה את עצמה לצוות, האירוע מפסיק להיות "אירוע חובה" והופך למשהו שמחכים לו.
מה שאני מביאה לכל הפקה: מעל 15 שנות ניסיון, עבודה בכל הארץ, התאמה אישית מלאה לכל לקוח ולכל תקציב, וליווי אישי לאורך כל התהליך, מהמחשבה הראשונה ועד שהאורחים האחרונים חוזרים הביתה.
רוצים אירוע שהעובדים שלכם יגיעו אליו בשמחה ויצאו ממנו מחייכים?
שלחו לי הודעה בוואטסאפ או מלאו את הטופס בעמוד צרו קשר, ונהפוך את אחוזי הגעה לאירוע חברה ממשימה מלחיצה של ההנהלה למשהו שאפשר לתכנן ולהצליח בו.
