תזמון הזמנת אירוע לחברה: כמה זמן מראש להזמין

תזמון הזמנת אירוע לחברה תלוי בעיקר בגודל האירוע ובעונה: להרמת כוסית במשרד מספיק לסגור 3 עד 5 שבועות מראש, ליום כיף או יום גיבוש לצוות כדאי 6 עד 8 שבועות, לכנס או לאירוע גדול 2 עד 4 חודשים, ולנופש חברה עם לינה 4 עד 6 חודשים.
בעונות העמוסות, האביב וסוף השנה האזרחית, מוסיפים לטווחים האלה עוד חודש.
ככל שסוגרים מוקדם יותר יש יותר תאריכים פנויים, יותר מרחב למשא ומתן על המחיר ופחות לחץ על כולם.
הזמנה של הרגע האחרון אפשרית, אבל היא מצמצמת את הבחירה.

אני דנה, ובדנה בלאו הפקות ימי כיף יש לי מעל 15 שנות ניסיון בהפקת אירועים לחברות, בכל רחבי הארץ.
בין אם מדובר בימי כיף לעובדים, בנופש חברה או בהרמת כוסית לפני חג, אני מלווה אישית כל לקוח מהשיחה הראשונה ועד היום עצמו.
במאמר הזה אראה איך סופרים את הזמן לאחור, כדי שתגיעו לאירוע רגועים.
כשתהיו מוכנים לנעול תאריך, כתבו לי בוואטסאפ או השאירו פרטים בטופס ונתחיל לבנות.

איך נראה תזמון הזמנת אירוע לחברה לפי סוג האירוע?

הזמן שצריך נקבע לפי שלושה דברים: כמה החלטות יש לקבל, כמה ספקים צריך לתאם, וכמה נדיר המקום או התאריך שאתם רוצים.
הרמת כוסית פשוטה כוללת כיבוד ופינה מעוצבת, ולכן היא זזה מהר.
נופש עם לינה כולל בתי מלון, הסעות ותוכנית של כמה ימים, והוא דורש חודשים.

הטבלה מסכמת את הטווחים שאני עובדת לפיהם.
הם כלל אצבע ולא חוק, והם משתנים לפי העונה והיקף האירוע.

סוג האירוע	מתי כדאי להזמין	המינימום הריאלי	מה לוקח את רוב הזמן
הרמת כוסית במשרד או באולם קטן	3 עד 5 שבועות מראש	שבוע וחצי עד שבועיים	כיבוד, תפריט, סידורי ישיבה ועמידה
סדנאות גיבוש לעובדים	4 עד 6 שבועות מראש	שבועיים	תיאום מנחים וחלוקה לקבוצות
יום כיף או יום גיבוש לצוות עד 50 משתתפים	6 עד 8 שבועות מראש	3 שבועות	בחירת פעילות, הסעות ואישורי מקום
יום גיבוש לחברה גדולה (100 משתתפים ומעלה)	2 עד 3 חודשים מראש	5 שבועות	אתר גדול, ספקים, בטיחות והסעות
כנס מקצועי	3 עד 6 חודשים מראש	חודשיים	אולם, מרצים, הרשמה וציוד טכני
נופש חברה עם לינה	4 עד 6 חודשים מראש	3 חודשים	בתי מלון, חדרים, הסעות ותוכנית ימים

ההפרש בין "מתי כדאי" לבין "המינימום" הוא מה שאני קוראת לו "חלון תכנון", הזמן שבו עוד יש לכם בחירה אמיתית בין אפשרויות.
מי שנכנס לחלון הזה בתחילתו בוחר מקום, פעילות ותאריך לפי מה שמתאים לו.
מי שמגיע בסופו לוקח את מה שנשאר פנוי.

שימו לב לעוד פרט: בחברה גדולה האישור הפנימי לוקח זמן משלו.
אישור תקציב ממנהל הכספים, אישור מהנהלה ובדיקה מול ועד העובדים יכולים לבלוע שבועיים לפני שפניתם לספק אחד.
את הזמן הזה כדאי לספור מראש, ולא להתחיל לספור רק מהרגע שבו מרימים טלפון להפקה.

כשהאירוע מתקיים באולם או באתר שמארח קהל, כדאי לבקש עוד לפני החתימה את האישורים שלו, כמו רישיון עסק ואישור בטיחות אש.
בדיקה כזאת קצרה כשמתחילים מוקדם, ויכולה לעכב הכול כשהיא נעשית ברגע האחרון.

באילו עונות ותאריכים כדאי להקדים עוד יותר?

לוח השנה הישראלי עמוס יותר ממה שנראה במבט ראשון.
בספטמבר ואוקטובר חגי תשרי, ראש השנה, יום כיפור וסוכות, מצמצמים את ימי העבודה הפנויים.
מי שרוצה הרמת כוסית לפני ראש השנה או יום כיף אחרי סוכות צריך להתחיל כבר באוגוסט.

האביב, אחרי פסח ועד שבועות, הוא העונה המבוקשת ביותר ליום גיבוש בטבע: מזג אוויר נוח, ימים ארוכים וצוותים שרוצים לצאת מהמשרד.
כולם חושבים כך, ולכן מקומות פופולריים ומנחים טובים נתפסים מוקדם.
בעונה הזאת אני ממליצה לסגור חודש לפני הטווחים שבטבלה.

עונה שנייה עמוסה היא סוף השנה האזרחית.
חנוכה, סגירת רבעון ותקציבים שצריך לנצל לפני ינואר דוחסים לדצמבר הרבה אירועים.
מי שמחכה לנובמבר מגלה שהאולמות והמנחים שרצה כבר תפוסים.

גם יום בשבוע משנה.
יום חמישי הוא מהימים המבוקשים ביותר, וימי ראשון ושני פנויים לרוב יותר ולעיתים גם משתלמים יותר.
אם יש לכם גמישות ביום, אפשר לקצר את זמן ההמתנה ולפעמים גם לחסוך בעלות.

לדברי מנהלת משאבי אנוש ותיקה שליוויתי באירוע גיבוש: "הטעות הכי נפוצה היא לחכות לרגע שבו כבר קשה לכולם.
אנחנו מכניסים את האירוע ליומן בתחילת השנה, כמו ישיבת הנהלה, ואז הוא באמת קורה".
זו גישה שעובדת, ואני מציעה לכם לאמץ אותה.

מה עושים כשצריך אירוע בהתראה קצרה?

קורה שהחברה סוגרת עסקה גדולה, צוות חדש מתחבר או שנשאר תקציב שחייבים לנצל.
אירוע בהתראה של שבועיים או שלושה אפשרי, בתנאי שמקבלים החלטות מהר ומוכנים לוותר על חלק מהבחירה.

הנה מה שעוזר בפועל כשהזמן קצר:

• אדם אחד שמחליט בשם החברה, כדי שלא יהיו שלושה סבבי אישורים.
• גמישות ביום ובשעה, כי רוב התאריכים המבוקשים כבר תפוסים.
• מתכונת פשוטה יותר, למשל הרמת כוסית עם כיבוד מוקפד במקום ערב מלא, או סדנה אחת במקום יום שלם.
• תקציב שמוגדר מראש, כדי שאפשר יהיה לבחור אפשרות כבר בשיחה הראשונה.

בהתראה קצרה אני מתאימה את המתכונת למה שאפשר להפיק היטב בזמן שיש, ולא מנסה להכניס אירוע מורכב למסגרת צרה.
אירוע קטן שמתקיים כמו שצריך נשאר בזיכרון יותר מאירוע גדול שנדחס.
התאמה אישית לתקציב ולמצב היא חלק ממה שאני עושה בכל הפקה.

עוד דבר: אירוע חפוז פוגע באחוזי ההגעה.
עובדים מתכננים את השבוע שלהם מראש, וכשההזמנה מגיעה יומיים לפני, הרבה מהם כבר ביומן עם דברים אחרים.
כשאפשר, כדאי לשלוח הודעת "שמרו את התאריך" מיד כשהוא נסגר, גם לפני שהפרטים הסופיים מוכנים.

מה קורה בין ההזמנה ליום האירוע?

מי שסוגר מוקדם לא יושב ומחכה.
הזמן הזה משמש לשלבים שמבטיחים שהיום עצמו יעבור בלי הפתעות.
כך זה נראה בדרך כלל כשסופרים לאחור, למשל עבור יום כיף של 6 עד 8 שבועות:

1. שבוע ראשון: מגדירים מטרה, תקציב וקהל, ונועלים תאריך ומקום.
2. שבועות 2 עד 3: בוחרים את הפעילות והספקים, ומקבלים הצעת מחיר מסודרת.
3. שבועות 3 עד 4: שולחים את ההזמנה לעובדים עם פרטים ברורים וכפתור אישור הגעה (RSVP).
4. שבועות 5 עד 6: מתזכרים, בודקים מספר משתתפים ומתאמים הסעות וכיבוד.
5. שבוע לפני: סוגרים מספר סופי, בודקים תחזית מזג אוויר ומכינים "תכנית ב'", כלומר חלופה למקרה של גשם, חום קיצוני או שינוי של הרגע האחרון.

שני דברים שאני רואה שוב ושוב בשלב האמצעי.
הראשון: הודעת ההזמנה צריכה לצאת 3 עד 4 שבועות לפני האירוע, לא ארבעה ימים.
השני: מספר המשתתפים הסופי משפיע על כיבוד, הסעות ותמחור, ולכן כדאי לקבוע תאריך אחרון לאישור הגעה ולהקפיד עליו.

אם האירוע גדול, למשל הפקת כנסים מקצועיים או נופש חברה, השלבים האלה נמשכים יותר וצריך להוסיף אליהם חודשים של ניהול ספקים.
גם אז העיקרון זהה: מי שפותח את הלו"ז מוקדם, משאיר לעצמו מקום לתיקונים ולא נאלץ להתפשר על הדברים שחשובים לו.

שאלות נפוצות על תזמון אירוע לחברה

כמה שאלות שאני שומעת הרבה, ושלא נגעתי בהן למעלה:

האם אפשר לנעול תאריך לפני שהתקציב אושר?

לעיתים קרובות כן.
אפשר לבקש "אופציה", כלומר שמירה זמנית של תאריך או מקום בלי התחייבות סופית, לפרק זמן קצר.
התנאים נקבעים מול כל ספק, ולכן כדאי לשאול מראש עד מתי האופציה תקפה.
כך תזמון הזמנת אירוע לחברה לא תלוי בקצב האישורים הפנימיים שלכם.

מה עושים אם התאריך משתנה אחרי שסגרנו?

עוד לפני החתימה כדאי לבדוק מה התנאים לשינוי תאריך אצל כל ספק ואצל המקום.
ככל שמודיעים מוקדם יותר, יש יותר סיכוי למצוא מועד חלופי בלי עלות נוספת.
באירוע בחוץ כדאי לקבוע מראש תאריך גיבוי למקרה של מזג אוויר.

האם גם אירוע לצוות קטן דורש תכנון ארוך?

לצוות קטן יש יותר גמישות, ושלושה שבועות לרוב מספיקים.
עם זאת, מקומות טובים ומנחים מבוקשים מתמלאים גם עבור קבוצות קטנות, בעיקר בימי חמישי ובעונות העמוסות.
אם יש לכם תאריך מועדף, כדאי לא לחכות.

מי צריך להיות מעורב בהחלטה לפני שפונים להפקה?

מי שמחזיק בתקציב, מי שאחראי על הצוות או על משאבי אנוש, ונציג אחד של העובדים שיגיד מה באמת ימשוך אותם.
שלושה אנשים מספיקים.
כשכולם מסכימים על מטרה ועל תקציב לפני הפנייה, הבחירה של פעילות ותאריך נסגרת הרבה יותר מהר.

תזמון הזמנת אירוע לחברה עם דנה בלאו הפקות ימי כיף

ההבדל בין אירוע שרץ חלק לאירוע שמלווה בלחץ הוא בדרך כלל לא הקסם של היום עצמו, אלא מי התחיל לתכנן ומתי.
טווחי זמן ברורים, מודעות לעונות העמוסות ותאריך אחרון לאישורי הגעה הופכים את ההפקה למשהו שאפשר לשלוט בו.

אצלי אין חבילה אחת לכולם.
כל הפקה נבנית מחדש לפי הצוות, התקציב והמטרה, בין אם זה יום כיף, נופש חברה, סדנאות או הפקת אירועים עסקיים רחבה יותר, ואני מלווה אישית כל לקוח לאורך כל הדרך.
אני עובדת בכל הארץ, ולכן המיקום לא מגביל אתכם.

כדי להתחיל, כתבו לי בוואטסאפ או מלאו את הטופס בעמוד צרו קשר, ספרו לי מה גודל הצוות ומתי חשבתם לקיים את האירוע.
נבדוק יחד מה אפשר לסגור, ותזמון הזמנת אירוע לחברה ייעשה בדיוק בזמן שמתאים לכם.